Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Сколько хранятся персональные данные работников: ответственность и штрафы. Куда обращаться жаловаться?

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу.

Форма утверждена постановлением Госкомстата России от №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ.

Это: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета (для военнообязанных); — документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника.

В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см.

Ниже): — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе; — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от № 1.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения в 2019 году

Производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание.

Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров ⋆ Citize

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту.

Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.

Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников.

Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.

Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.

Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.

Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно. Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.

): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников * ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям.

Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников.

Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. Под ведением понимается: Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от № 152).

Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел).

В данный список, как правило, включаются: Скачать В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников.

Положение о персональных данных в 2019

Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери.

Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале.

Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище.

Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются.

В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Хранение персональных данных — Форум —

Скачать Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников?

ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст.

22.1 ФЗ от № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию.

Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения?

Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет).

Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников.

Персональные данные уволенного

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве Сроки хранения кадровых документов на примере Таблица сроков хранения Срок хранения не истек, а документ испорчен — что делать?

Итоги Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. 17 закона от № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации.

Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг.

Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать.

Источник: //nzembassy.msk.ru/dogovori-skolko-hranyatsya-personalnye-dannye-rabotnikov.html

Срок хранения графика отпусков

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика.

 При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно.

Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.
Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

  1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
  2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

  • Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Знакомить ли работников с графиком?

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

  • оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
  • зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
  • вывесить график отпусков в общедоступном месте,
  • направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
  • каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

  1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
  2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

slob-expert.ru

Что такое график отпусков по трудовому кодексу

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Как правильно подготовить и оформить документы для отпуска сотрудника, читайте у нас на сайте: //ipshnik.com/rabota-s-kadrami/prikaz-o-predostavlenii-otpuska.html

Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.

Как заполнить расписание отпусков на год, образец

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Бывает и так, что сотрудники уходят на отдых вне зависимости от расписания, или «за свой счёт». Называются такие ситуации отпуском без сохранения заработной платы. Как правильно оформить и рассчитать такой отпуск, читайте у нас на сайте: //ipshnik.com/rabota-s-kadrami/otpusk-bez-sohraneniya-zarabotnoy-platyi-nyuansyi-oformleniya-po-tk-rf.html

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

  • Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
  • Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
  • Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
  • Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
  • Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

  • Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
  • Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
  • Графа 7. Фактическое начало отпуска.
  • Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
  • Графа 10. Дополнительные сведения.

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

  • Наименование предприятия.
  • Дата документа и номер.
  • Текст, где изложена суть распоряжения.
  • Подписи руководителя и исполнителей.

Порядок ознакомления сотрудников

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

  • В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
  • Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

  • Даты отпусков в порядке очереди.
  • ФИО работника, должность и подразделение.
  • Место для даты и подписи.

Внесение изменений

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

  1. В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
  2. По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
  3. В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
  4. При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Что, если работник во время отпуска решил уволиться по собственному желанию? Порядок процедуры подробно описан здесь: //ipshnik.com/rabota-s-kadrami/uvolnenie-vo-vremya-otpuska-po-sobstvennomu-zhelaniyu.html

Процедура изменения даты отдыха следующая:

  1. Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор — работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
  2. Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
  3. Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

  1. Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
  2. Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
  3. Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

  • Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
  • Документ подписан неуполномоченным лицом.
  • Не учтены пожелания сотрудников.
  • Составленный график не соблюдается.
  • В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
  • Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
  • Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
  • Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
  • Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Каков срок хранения документа в организации

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Ответственность работодателя за несоблюдение графика

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

  • От 1000 р. до 5000 р. для работодателей-ИП.
  • От 1000 р. до 5000 р. для лиц, выполняющих должностные обязанности на предприятии.
  • От 30000 р. до 50000 р. для организаций-нарушителей трудовых прав сотрудников.

ipshnik.com

Где должен храниться график отпусков 

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам. 

Сколько хранится график отпусков в организации 

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

Источник: //kpasnokamsk.ru/rabota-s-kadrami/srok-hraneniya-grafika-otpuskov.html

Срок хранения график отпусков

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

График отпусков на 2020 год – нормативный документ для внутреннего пользования, устанавливающий очередность и продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха.

Наличие графика решает несколько задач одновременно. С его помощью можно планировать работу предприятия на время отсутствия одного или нескольких специалистов, своевременно начислить отпускные и выплатить их сотрудникам; минимизировать вероятность накапливания неиспользованных отпусков.

Предприятие-работодатель самостоятельно определяет форму составления графика отпусков в 2020-м году.

Удобнее оформлять документ как таблицу, в которой собрана информация по сотрудникам всех подразделений и филиалов компании: Скачать форму для графика отпускных В документе также указывается его номер, дата и год составления, период, для которого он составляется.

Заверяется он подписями начальника отдела кадров и руководителя компании. 123 Трудового кодекса РФ сказано, что расписание на предстоящий год составляется не позднее, чем за 14 дней до начала следующего года.

Это значит, что предельный срок на 2020 год – 17 декабря 2019-го.

Директор компании или его заместитель (в рамках своей компетенции) могут сместить его на более раннюю дату. Перед составлением графика ответственный специалист должен узнать о пожеланиях каждого работника.

Не обязательно узнавать точные даты – для начала достаточно уточнить месяц и зафиксировать в черновом варианте.

Работодатель учитывает пожелания подчиненных и выполняет их по мере возможности.

Есть несколько категорий, которым предоставляется очередной отпуск в то время, когда они хотят, согласно российскому законодательству. Работники, подпадающие под перечисленные выше категории, пишут заявление в произвольной форме, где указывают желаемые даты очередного отпуска.

Срок хранения графика отпусков в организации Всегда важно

Заявление сдается в отдел кадров, а в случае изменений – составляется заново.

В графике на 2020 год обязательно указывается продолжительность в календарных днях.

В статье 115 ТК РФ сказано, что основной отпуск длится 28 дней, но в том же Трудовом кодексе перечислены категории, для которых он более длительный: Подростки, занятые на производстве, также относятся к льготным группам.

Длительность ежегодного отпускного периода для них составляет 31 день.

Работник может указывать месяц или конкретную дату – по желанию.

В первом случае ему придется писать дополнительное заявление, в котором называть конкретные даты.

Во втором случае этого делать не придется, потому что они изначально указаны в документе.

Если в графике обозначен только месяц, необходим приказ по учреждению за подписью первого руководителя, определяющий сроки подачи заявления с указанием конкретного дня начала отпуска.

В идеале сотрудник должен подать его не позднее, чем за две недели до запланированной даты.

Это необходимо для соблюдения требований, установленных законодательством: При составлении графика обязательно учитываются производственные потребности и финансовые возможности работодателя.

Нельзя одновременно предоставить отпуск всем специалистам отдела сбыта, бухгалтерии, транспортной службы – временное отсутствие профильных специалистов негативно отразится на выпуске продукции, продажах, парализует работу предприятия.

В некоторых учреждениях ежегодный отпуск делится на 2 части по согласованию сторон.

Принять такое решение в одностороннем порядке администрация не вправе.

Смещение дат и внесение изменений в согласованный график оформляется на основании приказа по предприятию. Сведения, касающиеся новых сотрудников, проще оформлять как дополнение или приложение к нему.

Срок хранения типовых управленческих документов, в частности, графика отпусков, составляет 1 год.

Отсчитывается он с 1 января 2020-го и хранится до 1 января 2021-го.

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов.

Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск.

Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Как хранить график отпусков в подшивке вместе с приказом т. к. график

Нельзя одновременно предоставить отпуск всем специалистам отдела сбыта, бухгалтерии, транспортной службы – временное отсутствие профильных специалистов негативно отразится на выпуске продукции, продажах, парализует работу предприятия.

В некоторых учреждениях ежегодный отпуск делится на 2 части по согласованию сторон.

Принять такое решение в одностороннем порядке администрация не вправе.

Смещение дат и внесение изменений в согласованный график оформляется на основании приказа по предприятию. Сведения, касающиеся новых сотрудников, проще оформлять как дополнение или приложение к нему.

Срок хранения типовых управленческих документов, в частности, графика отпусков, составляет 1 год.

Отсчитывается он с 1 января 2020-го и хранится до 1 января 2021-го.

Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов.

Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.

Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск.

Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.

Срок утверждения графика отпусков на 2019 год

Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.

Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале.

Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника.

Источник: //aktivstroy.spb.ru/srok-hraneniya-grafik-otpuskov.html

График отпусков: необходимость или формальность?

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

График отпусков позволяет планировать предоставление отпусков работникам в организации, как правило, в течение календарного года. Расскажем о необходимости его составления и утверждения, о том, что делать в случае изменения времени отпускных дней. Предоставим образец графика отпусков.

Каждый гражданин, работающий официально, имеет право на предоставление ежегодного трудового отпуска, и компания должна оплатить его.

Однако допустить ситуацию, когда все сотрудники отправлены в отпуска и работа компании остановилась, работодатели не могут.

Поэтому и появился график отпусков – внутренний локальный акт компании, который регулирует очерёдность предоставления отпуска всем сотрудникам компании.

Для чего необходим график отпусков в РК

График отпусков в РК является обязательным как для работодателя, так и для работников. График составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников.

Многие руководители часто задаются вопросом: является ли обязательным документом график отпусков в организациях? Согласно п. 1 ст.

  93 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (далее – ТК РК), очерёдность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учётом мнения работников, либо устанавливается вне графика отпусков по соглашению сторон.

График отпусков необходим для плановой выплаты отпускных перед уходом в трудовой отпуск. Имея данный график, финансовому отделу легче рассчитать, когда создать резерв или высвободить необходимую сумму для выплаты денежных сумм работникам.

Также у работодателя есть возможность заблаговременно найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности. И ещё один плюс графиков отпусков в том, что работодатель может чётко отследить количество использованных работниками отпусков, а также видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.

Можно выделить три основные функции, которые выполняет график:

  • помогает планировать очерёдность отпусков;
  • помогает отследить порядок предоставления отпуска;
  • отражает ситуацию относительно задолженности по отпускам, которая может образоваться по причине несвоевременного предоставления, переноса, отзыва из оплачиваемого трудового отпуска.

Составление и утверждение графика отпускных дней

Унифицированной формы графика отпускных дней не существует. Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает форму графика отпусков, исходя из потребностей организации и организационно-правовой принадлежности. Конец текущего и начало нового года лучшее время для планирования графика отпускных дней.

Большое количество споров в связи с составлением графика отпусков возникает по причине ошибок, допускаемых работниками отдела кадров и руководителями структурных подразделений при первичном сборе информации.

Поэтому при сборе информации от структурных подразделений или от отдельных работников, оформлении результатов опросов персонала необходимо позаботиться о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью.

Для того чтобы документально подтвердить согласие сотрудника с установленными ему сроками отпуска, заполняется опросный лист, где отмечаются пожелания самого работника либо указывается предварительно запланированный период отсутствия, а также проставляется его личная подпись.

Права работников

При составлении графика отпусков должны соблюдаться права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определённое время, а именно:

1. Работникам, работающим по трудовому договору, о работе по совместительству, оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

При этом, если продолжительность оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по трудовому договору о работе по совместительству меньше продолжительности отпуска по другой работе, работодатель по просьбе работника-совместителя предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы на дни, составляющие разницу в продолжительности отпусков (п. 5 ст. 92 ТК РК).

2. Участники войны и лица, приравненные к ним по льготам, имеют право на использование оплачиваемого ежегодного отпуска в удобное для них время (п. 23 ст. 11 Закона Республики Казахстан от 28 апреля 1995 года № 2247 «О льготах и социальной защите участников, инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним».

Для работы над составлением графика отпусков необходимо получить следующую информацию:

  • пожелание работников о времени предоставления отпусков;
  • сведения о том, кто из работников может пойти в отпуск в любое удобное для него время;
  • данные по продолжительности отпуска, на которую имеет право каждый из работников;
  • период, когда организация имеет максимальную возможность предоставить отпуска своим работникам без ущерба для производственного или технологического процесса.

После того, как получены все необходимые сведения от работников, следует приступить к оформлению самого графика.

Порядок предоставления трудового отпуска

В ст. 92 ТК РК определён период и порядок предоставления трудовых отпусков, согласно п. 3 которой по соглашению между работодателем и работником трудовой отпуск может быть разделён на части. При этом одна из частей должна быть не менее двух календарных недель, предусмотренных в трудовом договоре работника.

Период, в который предоставляется трудовой отпуск, в графике отпусков может быть указан конкретной датой либо только календарным месяцем. Учитывая, что ежегодный трудовой отпуск может предоставляться по частям, то в графике отпусков в отношении одного работника может быть определено два отпускных периода.

График отпусков составляется с учётом мнения и личных планов работников, а также интересов работодателя и подлежит утверждению работодателем, как правило,  в конце текущего года на следующий год либо в начале нового года.

Учитывая, что график отпусков является актом работодателя, работники обязаны его исполнять, как и любой иной приказ работодателя.

С графиком отпусков работодатель знакомит работников также, как с любым иным приказом, под подпись.

НА ЗАМЕТКУ

С момента утверждения график отпусков в организации подлежит обязательному соблюдению сторонами трудового договора. Работник обязан использовать ежегодный трудовой отпуск в период, указанный в графике отпусков, а работодатель обязан его предоставить.

График отпусков хранится в кадровой службе организации в течение одного года (приказ и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»).

Утвердить график отпусков работодатель может путём издания приказа, а если в организации разработан бланк графика отпусков с грифом утверждения, то нет смысла дублировать его приказом. В этом случае руководитель компании заверяет такую форму подписью и печатью и тем самым автоматически вводит её в действие.

Также отпуска могут предоставляться работникам вне графиков отпусков в силу каких-либо объективных причин по соглашению сторон в порядке, предусмотренном п. 1 и 2 ст. 93 ТК РК.

Если стороной – инициатором предоставления отпуска вне графика выступает работник, то предоставление отпуска вне графика возможно только с согласия работодателя. Если стороной-инициатором будет работодатель, то это влечёт изменение графика отпусков, что регулируется п. 2 ст. 93 ТК РК (работодатель обязан уведомить работника об этом не менее чем за две недели до начала трудового отпуска).

Изменение графика ежегодных отпусков работников

В соответствии с п. 2 ст. 93 ТК РК, в случае изменения графика ежегодных отпусков работников в связи с производственной необходимостью работодатель обязан уведомить работника об этом не менее чем за две недели до начала трудового отпуска.

Работодатель наделяется правом внесения изменений в график отпусков. Такое право работодателя реализуется, если у него вследствие производственной необходимости возникает необходимость переноса отпусков. В этом случае он обязан уведомить об этом работников.

Согласно пп. 62) п. 1 ст. 1 ТК РК, производственная необходимость – выполнение работ в целях предотвращения или ликвидации стихийного бедствия, аварии или немедленного устранения их последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества и в других исключительных случаях, а также для замещения временно отсутствующего работника.

Производственная необходимость подразумевает исключительный, заранее непредвиденный случай в работе данного производства. Закон не даёт полного перечня случаев производственной необходимости, но подчёркивает их исключительный характер, то есть непредвиденные заранее обстоятельства. Если не было такой производственной необходимости, то перенос отпуска признаётся незаконным. 

График трудовых отпусков работников

______________________________________________________

(наименование организации)

                                                                                                                                                                                                                                                                          УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

_______________ расшифровка подписи

 (личная подпись)

«____»_________ 20___ года

ГРАФИК ОТПУСКОВ НА 20____год

Структурное подразделениеДолжность (специальность, профессия)по штатному расписаниюФамилия, имя, отчество (при его наличии)Табельный номерОтпускПримечание
количество календарных днейдатаперенос отпуска
заплани­рованнаяфакти­ческаяоснование (документ)дата предпо­лага­емого отпуска
12345678910

Руководитель кадровой службы  _____________      _______________                                                                             

      Подробнее читайте: «Справочник кадровика. Казахстан»                                                 

Источник: //kadry.mcfr.kz/article/1752-grafik-otpuskov-neobhodimost-ili-formalnost

Приказ годовой по отпускам

Сколько хранятся годовой график отпусков в отделе кадров

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

График отпусков на год: нюансы оформления

Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный график отпусков работников. К особенностям этого документа относятся:

  • необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  • обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  • непременность ознакомления с ним каждого работника;
  • обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  • создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя.

При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  • ежегодный;
  • дополнительный;
  • неиспользованный в предшествующем году;
  • оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале «Оформляем отзыв из отпуска работника — образец приказа».

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 1 000 до 5 000 руб. для ИП и должностных лиц;
  • от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Нужен ли приказ об утверждении графика?

Составлять график отпусков можно по форме, разработанной работодателем самостоятельно.

Однако обычно для этой цели удобно применять типовую форму Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Данная форма содержит поля для отражения всей необходимой для этого документа информации и допускает введение дополнительных граф и строк, если в этом возникает необходимость.

Обязательными реквизитами этого документа являются дата составления и утверждающая подпись руководителя. Таким образом, дополнительно утверждать график отпусков не требуется.

Поэтому отдельный приказ о его утверждении не является обязательным, но может составляться, если это принято действующей системой документооборота.

При этом дата такого приказа должна вписываться во временные ограничения сроков, установленных для утверждения графика отпусков ст. 123 ТК РФ.

Целесообразность такого документа может быть оправдана отражением в нем какой-то дополнительной информации, относящейся к утверждаемому графику. Например, назначением ответственных за его соблюдение.

Образец приказа на график отпусков для 2018-2019 годов

Поскольку приказ, утверждающий график отпусков на следующий год, не является обязательным документом, для него отсутствует утвержденная форма, а потому составлять его можно в произвольном виде. Будет разумным включить в него обычные реквизиты приказа, а именно:

  • указание работодателя-составителя;
  • номер и дата;
  • суть распоряжения;
  • подпись руководителя;
  • подписи лиц, перечисленных в документе в качестве исполнителей распоряжения.

Вариант образца приказа об утверждении графика отпусков можно увидеть на нашем сайте.

Утверждение графика отпусков на следующий год является обязательной процедурой для каждого работодателя. А приказ о его утверждении составляется в свободной форме и только в том случае, если это установлено системой документооборота работодателя.

График отпусков

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

  • мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
  • почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ );

Источник: //hmrb.ru/post-prikaz-godovoj-po-otpuskam

На пенсию
Добавить комментарий